Те из вас, кто решили использовать наработки моих постов «Организуйте свою жизнь»,
Часть 1.
Часть 2.
Часть 3.
Часть 4.
на последнем этапе — планировании задач нижнего уровня, могут столкнуться с проблемами, которые способны привести к потере запала, демотивации и, в конечном итоге, прекращению работы над собой в ожидании очередной «более подходящей» программы. Это не путь повышения личной эффективности. Чтобы избежать всего этого, можно воспользоваться советами этой статьи.

В цикле статей «О пользе обратной связи» я постараюсь в краткой форме раскрыть большинство проблем и показать путь их решения через обратную связь.

При планировании нельзя недооценивать принцип обратной связи. На начальных этапах, когда нет опыта в планировании задач, сталкиваешься с кучей проблем:

1.Ошибки во временной оценке задачи;
2.Нечеткое определение задачи, отсутствие измеримых результатов;
3.Уровень собственной производительности;
4.Влияние внешних факторов;
5.Неверная разбивка цели на задачи;
6.Неверная постановка глобальной цели;
7.Психологические барьеры;
8.Неверная оценка приоритетов задачи.

Итак, потратив достаточное количество времени, мы смогли составить план на 5 лет, обозначив самые поверхностные границы своим жизненным целям. Затем конкретизировали их, составив план на ближайший год. После этого сделали максимальную конкретизацию по задачам нижнего уровня на ближайшие месяцы и соответствующим образом распланировали ближайшую неделю. Основа сделана, вы чувствуете себя прекрасно и все идет отлично!

Находясь на пике энтузиазма, задачи первой недели получилось выполнить по максимуму — проведя оценку в конце недели получилось, что вы сделали 90% задач. Осталось 10% малозначимых задач нижнего приоритета. Воодушевленные результатом вы решили не документировать анализ и продолжить работу по плану.
Однако на второй неделе получилось выполнить 85% задач, на 3й неделе — 60%, на 4й — 45%. Здесь я рассматриваю пессимистичный вариант. Может быть в конкретном случае получается поддерживать планку высокой производительности. Несмотря на такой результат — это не повод для отказа от подробного анализа. По нескольким причинам:

1.Неучтенные нюансы рано или поздно выйдут наружу;
2.Опыт анализа пригодится в любой деятельности, не только в планировании — это в-первую очередь дисциплинирование своего ума.

Итак, согласно пессимистичному варианту, производительность начала падать. Это происходит в основном из-за:

1.Груза незавершенных дел, оставшихся в предыдущих недель;

2.Снижением уровня самооценки в связи с невозможностью выполнения поставленных себе задач.

Чтобы этого избежать, используем принцип обратной связи. Обратная связь поможет значительно повысить навыки личной эффективности.

В этой статье коснусь ошибок во временной оценке задачи.

В конце недели смотрим на неверно оцененные задачи, начиная с тех, у которых наибольший приоритет. Например, остался следующий остаток (использую все тот же пример с «макаронной корпорацией»):

1. поиск в интернете вариантов оформления визитки, составление визитки, 1 час, приоритет 1 — потрачено 3 часа;
2. поиск будущих мероприятий по пищевой промышленности в ближайших районных центрах, 1 час, приоритет 1 — потрачено 6 часов;

Итак, причина невыполнения 1го задания — ошибка времени для оценки визиток. Получил огромный объем информации, которую не успел обработать. То есть имеется риск оценки времени на анализ информации в неизвестной отрасли.

Для второй задачи — при выполнении столкнулся с тем, что в интернете нет информации на эту тему и ее нужно искать в местных газетах. Ближайший киоск с газетами находится в соседнем городе. Имеется риск отсутствия информации в стандартных источниках и локализации ближайших источников информации.

Создаем документ, в котором описываем риски и добавляем его туда. Туда же записывается процент неточности оценки. Итак:

Риск 1. Оценка времени на анализ информации в неизвестной отрасли — 300%;
Риск 2. Отсутствие информации в стандартных источниках. Оценка локализации альтернативных источников информации — 600%

Теперь у нас есть тетрадь с временными рисками! Ее используем при дальнейшем планировании и корректируем процент риска в соответствии с новыми данными. В результате получится оптимальный вариант оценки.

To be continued…

Вернуться на главную страницу сайта: повышение личной эффективности.

Похожие статьи:

• Повышение личной эффективности: идти против неприязни
• Повышение личной эффективности: делюсь своими граблями (часть 4)
• Навыки личной эффективности: отчет: определение процента выполнения задач по приоритетам
• Теории мотивации: о важности моральной поддержки
• Навыки личной эффективности: методика работы с текучкой