Планирование времени: оценка задач снизу вверх
Июнь 9, 2010 | Личностный рост Автор: Alex
В продолжение темы планирования.
Некоторым людям сложно представить в первую очередь глобальные цели и после этого спускаться по планированию вниз. В таком случае попытки планирования, изложенные в предыдущих постах, вызовут только огорчение:
Повышение личной эффективности: организуйте свою жизнь. Часть 2
Повышение личной эффективности: организуйте свою жизнь. Часть 3
Повышение личной эффективности: организуйте свою жизнь. Часть 4
Повышение личной эффективности: о пользе обратной связи в планировании. Часть 1
Повышение личной эффективности: как побороть нечеткое определение задачи
Повышение личной эффективности: как я неправильно запланировал задачу и что из этого получилось
Повышение личной эффективности: что за ошибки я допустил при постановке задачи
Управление временем: плюсы аналитических заметок
Зачастую люди такого типа обычно могут легко расписать свои текущие дела очень подробно, то есть с навыками планирования времени у них все в порядке. Это преимущество можно использовать — в результате у этих людей можно организовать тот же план, что был описан ранее сверху вниз.
Итак, первое, что нужно сделать, это собрать информацию о всех своих делах на текущий момент. Если количество задач получилось очень малым, и задачи относятся в основном к текущей наёмной работе, то значит, что вы скорее всего бесцельно влачите существование и нужно читать пост о предварительной мотивации и задумываться о своей жизни. Если пост смог хотя бы немного затронуть, то у вас могут появится новые идеи относительно задач. Пусть они будут сиюминутными, отлично. Это уже шаг вперед.
Затем классифицировать ее по приоритетам в соответствии с матрицей ответственности:
Навыки личной эффективности: первое описание таблицы ответственности
Навыки личной эффективности: оптимизация таблицы ответственности
Навыки личной эффективности: оптимизация таблицы приоритетов 2
Следующий шаг — классифицировать задачи по удобным для вас категориям. Например, это может быть: работа, семья, самосовершенствование, религия, своё дело, друзья.
Первые недели нужно работать по следующему графику: планировать решение полученных задач в соответствии со сроками и приоритетом. В конце каждой недели проводить анализ своей деятельности, как было описано здесь. Тогда же планировать дела на следующую неделю.
Важно, чтобы вы сохраняли краткую информацию о выполненных задачах. Лучше всего это можно сделать на этапе сбора данных, записывая задачи в электронном документе. Лучше всего это делать в ворде или, если вы планируете строить по этой информации отчёты (например, среднее отклонение времени решения задачи от запланированного), то тогда используйте электронную таблицу Microsoft Excel или OpenOffice Calc (рекомендую). При этом вы вольны устанавливать различные поля таблицы. Пример тех, которые использую я: название задачи, приоритет по первому варианту таблицы ответственности, приоритет по временной оптимизации, приоритет по длительности просрочки, запланированное время выполнения, реально потраченное время выполнения. В общем, это отдельная тема, и в ближайшее время я к ней вернусь подробнее… Сейчас главное, что нужно сделать на этом шаге — сохранить историю выполнения задач, отсортированную по выбранным выше категориям и по приоритету. История выполнения задач поможет при стратегическом планировании времени – на длительный срок. Это отличный инструмент повышения личной эффективности.
Постепенно, при условии соблюдения описанных выше условий, у вас начнёт формироваться более далёкое видение целей, если в конце каждой недели вы будете сохранять не только результаты прошедшей недели, но и просматривать историю выполненных задач, отсортированных по категориям. Список задач будет постоянно увеличиваться, расти количество задач высокого приоритета по выбранным категориям.
Итог этой работы заключается в том, чтобы записывать мысли, появляющиеся при просматривании выполненных задач. Эти мысли после 2го — 3го цикла перерастут в ясное видение жизненных целей, от которых можно будет отталкиваться при дальнейшем планировании времени.
Часто бывает, что в процессе упорядочения задач мысли о глобальных целях приходят автоматически. Соответственно, их не следует хранить в голове — нужно сразу же по возможности записывать. Один из ключевых навыков личной эффективности – ничего лишнего не держать в голове. Все мысли фиксировать и оставлять свои «вычислительные мощности» для решения текущих задач.
Вообще одно из самых важных правил тайм менеджмента — если ты хранишь в голове планы, идеи; если вещи, которые нужно делать физически, просто «продумываешь» в голове — считай, что у тебя нет никаких планов, и ты не продвигаешься в этих вещах. Соответственно о повышении личной эффективности в таком случае не может быть и речи.
Статья была ранее опубликована мной на моей странице живого журнала, после чего перенесена на этот сайт.
Вернуться на главную страницу сайта: повышение личной эффективности.
