Навыки личной эффективности: 4й отчет
Июнь 11, 2010 | Личностный рост Автор: Alex
Продолжаем развивать навыки личной эффективности в теме стратегического планирования времени. На этот раз я расскажу, как создать диаграмму и работать с ней. В результате вы получите наглядный отчет – круговую диаграмму по процентному содержанию различных ошибок в процессе выполнения задач. Вариант, который может получиться у вас, показан на вводном рисунке статьи.
Если вы не пробовали создать предыдущие отчеты, и у вас мало опыта в работе с электронными таблицами, то сначала настоятельно рекомендую вдумчиво ознакомиться с предыдущими статьями по этой теме в указанной последовательности:
- Планирование времени: архив прошлых задач
- Навыки личной эффективности: отчет по задачам №1
- Навыки личной эффективности: отчет по задачам №2
- Навыки личной эффективности: отчет по задачам №3
Итак, переходим к практической реализации – продолжаем повышение личной эффективности.
Кратко о том, что у вас должно быть, чтобы воспользоваться формулой из поста:
- документ типа электронная таблица типа OpenOffice Calc или Microsoft Excel с вашими результатами по тайм-менеджменту (мои примеры показаны для варианта OpenOffice поскольку сам использую именно его);
- в этом документе четыре листа: задачи по неделям, задачи по месяцам, справочники и отчёты + нужно будет добавить новый лист, на котором будут храниться промежуточные результаты вычислений для графиков. Я назвал свой лист – ДиаИнфо. ВАЖНО, чтобы листы промежуточных результатов и справочников назывались соответственно «ДиаИнфо» и «Справочники» в точности, иначе вам нужно будет немного покопаться в функции, чтобы она правильно работала;
- в цикле своих постов делаю примеры для OpenOffice Calc, но предполагаю, что для Excel всё должно проделываться примерно также.
Теперь к работе, переходим от логического тайм-менеджмента к некоторой технической части повышения личной эффективности:
(если делать всё по точно по шагам, сложностей не будет)
1. Переход в окне редактора электронной таблицы Calc в верхнее меню Сервис -> Макросы -> Управление макросами -> OpenOffice.org Basic…;
2. На панели «Мои макросы» открыть пункт: Мои макросы -> Standard (если есть вложенный в стандарт макрос, то открыть его);
3. Нажать на кнопку «Редактировать» (или «создать», если кнопка редактировать не доступна);
4. В открывшемся окне редактора языка Basic добавить следующие строки:
Function ErrorTypes(ByVal taskname As cell, ByVal percent As cell, ByVal errortype As cell) As String
Dim cnt As Integer
Dim inner_cnt As Integer
Dim overnum As Integer
Dim completenum As Integer
Dim oDiagSheet, oSpravSheet
Dim oErrors, oCell
Dim Flags
Dim tmpVal
oDiagSheet = ThisComponent.Sheets.getByName(«ДиаИнфо»)
oErrors = oDiagSheet.getCellRangeByName(«A2:A30″) rem Очистка 20 ячеек в первом столбце
Flags = com.sun.star.sheet.CellFlags.VALUE
oErrors.clearContents(Flags)
oSpravSheet = ThisComponent.Sheets.getByName(«Справочники»)
oErrors = oSpravSheet.getCellRangeByName(«B2:B12″) rem изменить
tmpVal = oErrors.DataArray
overnum = 0
completenum = 0
For cnt = LBound(percent) To UBound(percent)
If Len(taskname(cnt,1)) > 1 Then
REM Get Number of all errors with comments
If (percent(cnt,1) < 100) And (Len(errortype(cnt,1)) > 1) Then
overnum = overnum + 1
End If
REM Get Number of exact errors
If (percent(cnt,1) < 100) Then
For inner_cnt = LBound(tmpVal) To UBound(tmpVal)
If StrComp(errortype(cnt,1),oErrors.getCellByPosition(0,inner_cnt).getString()) = 0 Then
oCell = oDiagSheet.getCellByPosition(0,1+inner_cnt)
oCell.setValue(oCell.getValue() + 1)
End If
Next inner_cnt
End If
REM Get Number of complete works
If percent(cnt,1) = 100 Then
completenum = completenum + 1
End If
End If
Next cnt
oCell = oDiagSheet.getCellByPosition(0,UBound(tmpVal)+2)
oCell.setValue(completenum*100/(overnum+completenum))
For inner_cnt = LBound(tmpVal) To UBound(tmpVal)
oCell = oDiagSheet.getCellByPosition(0,1+inner_cnt)
oCell.setValue(oCell.getValue()*100/(overnum+completenum))
Next inner_cnt
ErrorTypes = «ErrorTypes»
End Function
5. В коде нужно поменять значение:
oErrors = oSpravSheet.getCellRangeByName(«B2:B12″) rem изменить
здесь
B – столбец листа справочников, в котором находятся значения для справочника ошибок;
B2 – это ячейка этого столбца, в котором находится первая ошибка справочника ошибок;
B12 – это ячейка этого столбца, в котором находится последняя ошибка (именно ошибка, а НЕ значение «Готово», которое мы добавили в этот справочник);
6. Нажать ctrl + s для сохранения макроса;
7. На всякий случай сохранить макрос локально, нажав на иконку «Сохранить BASIC» и выбрав место для сохранения файла в формате BAS (если будете открывать документ на другом компьютере, нужно будет повторить шаги с 1 по 5 поскольку макрос будет сохранён только в локальной копии редактора. По идее макрос можно прикреплять к документу, но в OpenOffice у меня это сделать не получилось – после такого сохранения и закрытия файла макрос тупо пропадал при очередном открытии. Если кто знает, как этот баг победить – добро пожаловать в комменты);
8. В справочник ошибок на листе справочников вниз добавляем ещё одно значение «Готово». Его будем использовать на диаграмме для показа готовых задач;
9. Во любой свободной ячейке на листе «Отчёты» вводим:
=ERRORTYPES($Недели.B3:B10000;$Недели.D3:D10000;$Недели.G3:G10000)
где:
- Недели – название листа, на котором находится таблица с задачами по неделям;
- B3:B10000 – столбец с названиями задач
- D0:D10000 – столбец с процентом решения задачи
- G0:G10000 – столбец с описанием ошибки из справочника ошибок
7. На листе «ДиаИнфо» в первой ячейке слева вводим что-то типа «Диаграмма ошибок в задачах» для того, чтобы нам было понятно, что за данные будут хранится в столбце под надписью. Переходим на лист с отчётами, где у нас есть уже два предыдущих типа отчётов. Ставим указатель на свободную ячейку и выбираем пункт меню – «Вставка» – «Диаграмма…». Выбираем тип диаграммы «Круговая», подвид «Обычная», жмём «Далее», потом пропускает ввод диапазона данных, снова нажимая «Далее». В рядах данных нажимаем «Добавить». Сверху выбираем «Значения Y». Для «Диапазон для значения Y» выбираем появившиеся цифры из столбца на листе «ДиаИнфо», для «Категории» выбираем диапазон ошибок в справочнике. Нажимаем «Далее» и вводим название диаграммы, например «Диаграмма ошибок в задачах», завершаем и получаем на выходе готовую диаграмму. Её вид можно модифицировать. Один из вариантов показан на рисунке в начале поста.
Теперь у нас есть новый инструмент тайм-менеджмента, который нагляден и удобен для стратегического анализа своей деятельности и планирования времени. Это путь повышения личной эффективности и внесения дополнительного интереса в процесс планирования времени.
Эта статья была ранее опубликована мной в ЖЖ.
Вернуться на главную страницу сайта: повышение личной эффективности.
