Навыки личной эффективности: отчет: определение процента выполнения задач по приоритетам
Июль 2, 2010 | Личностный рост Автор: Alex
В продолжение темы использования отчетов для развития навыков стратегического планирования времени:
Планирование времени: архив прошлых задач
Навыки личной эффективности: отчет по задачам №1
Навыки личной эффективности: отчет по задачам №2
Навыки личной эффективности: отчет по задачам №3
Навыки личной эффективности: 4й отчет
Навыки личной эффективности: 5й отчет
На этот раз для повышения личной эффективности публикую отчет, показывающий процент нерешенных задач по приоритетам. Для этого отчета не нужно использоваться сложными макросами — все делается встроенными средствами редактора электронных таблиц OpenOffice Calc (бесплатный аналог Microsoft Excel).
Во-первых, те, кто впервые зашел на этот сайт и действительно горят желанием приняться за улучшение собственной жизни — вам я рекомендую начать читать статьи с этого сайта с самого начала в разделе Личностный рост. Это может занять у вас некоторое время, но я гарантирую — у вас появится гораздо большее понимание при прочтении последующих статей, и когда вы доберетесь до инструментов отчетности, вы сможете осознать всю их мощь.
Напоминаю, что согласно вводной статье, у вас в документе должны быть как минимум листы недельных задач, месячных задач, лист справочников. Однако для отчета из этой статьи будет достаточно листа еженедельных задач, таблица которых оформлена в соответствии с указанными условиями.
На отдельной странице сайта – Скачать – находится шаблон файла для ведения задач. Этот файл обновлен — в него добавлен отчет, который описывается в этой статье. Если вам лень самим забивать формулу, или вы только начинаете процесс ведения архива прошлых задач, то рекомендую просто скачать файл (к нему прилагается инструкция по началу работы).
Если вы уже ведете архив задач, то вам проще было бы просто скопировать в документ формулу из этой статьи.
Теперь ближе к делу — в этой статье описывается, как добавить три отчета (по количеству приоритетов задач: 1 — самый важный, 2 — средний, 3 — низкий). Приоритеты задач можно выставлять так, как хотите, но я рекомендую для этого использовать таблицу приоритетов, которая была описана в одной из первых статей на сайте (Навыки личной эффективности: таблица ответственности). Те, кто читал статьи, знают, что я добавил два варианта оптимизации этой таблицы - Навыки личной эффективности: оптимизация таблицы ответственности и Навыки личной эффективности: оптимизация таблицы приоритетов 2. В отчете все же стоит использовать именно тот начальный вариант приоритета — поскольку при стратегическом планировании важно знать о выполнении задач вне временного контекста.
Переходим к самой формуле. Ее смысл — показать, насколько эффективно вы справляетесь с задачами по приоритетам. Вам будет предоставлена наглядная картина того, достаточно ли внимания вы уделяете тем задачам и проблемам, которые ведут к выполнению намеченных жизненных целей.
Формула для расчёта для OpenOffice Calc:
=SUMIF($Недели.C3:C10000;1;$Недели.D3:D10000)/
IF(COUNTIF($Недели.C3:C10000;1)=0;1;COUNTIF($Недели.C3:C10000;1))
Где:
Недели — лист недельных задач,
С3:С10000 — столбец приоритета недельных задач,
D3:D10000 — столбец % готовности задач,
1 — приоритет.
Нужно на листе отчетов создать три такие формулы — для каждого из приоритетов, соответственно в формуле для каждого приоритета нужно будет менять только его значение, оставляя оставшуюся часть формулы без изменений.
Напоминаю, что на листе задач я ограничил количество столбцов до 10000, чтобы формулы работали быстрее и не перегружали компьютер. При достижении количества задач в 10000 рекомендую переносить их в архивный файл, а основной обнулять и начинать вести задачи с нуля.
Вот готовый вариант установленных отчетов:
В итоге мы получаем отчет, помогающий упростить процесс управления временем и принять меры для корректировки своей работы по повышению личной эффективности. Нужно всегда помнить, что эффективность тайм менеджмента нужно постоянно отслеживать, чтобы избежать застоя ошибок и в результате снижения мотивации. Чтобы жизнь была такой, как вы хотите, нельзя плыть по течению, пускать все на самотек.
PS: для поддержания мотивации на должном уровне и сохранения навыков планирования времени рекомендую периодически перечитывать мои старые статьи. Это позволит закрепить полученные навыки и увеличит их эффективность в процессе саморазвития.
Вернуться на главную страницу сайта: повышение личной эффективности.
