Личная эффективность: расширяем возможности архива задач
Сентябрь 14, 2010 | Личностный рост Автор: Alex
В процессе ведения архива задач стало понятно, что проще всю информацию по личностному росту хранить в одном месте. После этого я решил перенести все текущие задачи в файл с архивом задач. В статье описываются все дополнительные преимущества такого дневника управления временем.
Если вы не вели архив задач по моей методике (описание подхода в статье: Планирование времени: архив прошлых задач), но хотите начать, то для вас будет все просто — нужно скачать файл со страницы загрузок).
Если вы уже некоторое время ведете дневник, то можно просто скопировать тот архив задач по неделям и месяцам, который хранится в старой версии документа — в новую версию со страницы загрузок.
Если вы упорно хотите добавить новый функционал вручную в ваш файл, то для этого в конце статьи описываются шаги по тому, как это сделать.
Что нового в файле архива задач
- Появился лист «Цели», в котором можно записывать свои цели на текущую неделю, месяц, год, 5 лет, а также общие ценности и направления развития.
- В верхней части листа — слоган или формула успеха, которая будет постоянно бросаться на глаза.
- Добавлен богатый функционал условного форматирования, который позволяет выделять задачи с максимальным приоритетом, а также снимать выделение с тех задач, которые уже выполнены на этой неделе. Цели высокого приоритета выделяются красным, менее важные цели — зеленым, а с выполненных задач снимается цветовое выделение.
- Добавлено разбиение целей на собственные, рабочие и повторяющиеся.
- Добавлен список долгов — не выполненных вовремя задач.
- Добавлен список новых задач — текучки, которая пока не внесена в план.
- Напоследок, самое главное – добавилась таблица приоритетов, описанная в предыдущих статьях:
Приоритеты по задачам высчитываются автоматически!
Одно из удобств ведение архива задач и текущих задач в одном документе — простота перевода текущих задач в архив — простой copy-past!
Как пользоваться новым листом в документе
Заполняем поля: название задачи, ее общий приоритет от 1 до 3, процент выполнения задачи, время на это задачу по плану, реально затраченное время, причина невыполнения задачи, категория задачи, категория задачи из таблицы приоритетов. Столбец с итоговым приоритетов вычисляется автоматически, в зависимости от назначенного на задачу времени и итогового приоритета из таблицы ответственности.
Столбец долгов и задач заполняется просто — вносим название задачи и все.
Цели на год, генеральный план, глобальные цели и ценности заполняются в произвольном виде.
Что вам нужно сделать, чтобы подогнать новую версию файла под себя
Только подогнать таблицу приоритетов. Нужно изменить приоритеты так, как будет удобно вам. Эта таблица находится на листе «Справочники» электронного документа. Сама таблица выглядит так: 1й столбец — название приоритета, второй — приоритет от 1 до 10, который заносится вручную, третий — приоритет с учетом весового коэффициента (заполняется автоматически). Сам весовой коэффициент находится справа от таблицы. Его нужно корректировать вручную. Там всего 4 коэффициента, соответственно для отношений с противоположным полом, личных, семейных дел и работы. Напоминаю, что в сумме сложение этих 4х коэффициентов должно быть равно 1. В документе перечислено несколько примерных задач.
Что нужно сделать, чтобы с нуля самому вручную добавить такой лист в свой электронный документ
- На листе «Справочники» выделить место для таблицы ответственности. У таблицы должны быть следующие столбцы: название приоритета, приоритет от 1 до 10, автоматический приоритет по весовому коэффициенту, вес коэффициента;
- Заполнить столбец с названиями приоритета;
- Заполнить приоритеты от 1 до 10;
- Заполнить столбец весовых коэффициентов (последний в таблице);
- В предпоследний столбец автоматического коэффициента добавить формулы следующего вида: =B19*D19 для ячейки С19, где B19 — приоритет от 1 до 10, D19 — весовой коэффициент, С19 — эта ячейка с автоматическим коэффициентом;
- Создать новый лист, назвать его «Цели»;
- Примерно визуально разбить документ на части: верх — личные задачи на неделю, ниже — работа, затем повторение, цели на месяц, цели на год, генеральный план, глобальные цели, глобальные ценности;
- Для первых четырех частей выделить столбцы: название задачи, примерный приоритет задачи, процент выполнения задачи, плановое время на выполнение задачи, реально затраченное время на выполнение задачи, причина неуспеха задачи, категория задачи из справочника «Категория задачи», автоматический приоритет задачи, категория задачи из таблицы ответственности;
- Связать столбец «Причина неуспеха задачи» со справочником «Причины ошибок», столбец «Категория задачи» – со справочником «Категория задачи», «Категория задачи из таблицы ответственности» – со столбцом «Название приоритета» из таблицы ответственности. Принцип связи был показан в одной из предыдущих статей по отчетности (Планирование времени: архив прошлых задач);
- Чтобы сделать автоматический подсчет итогового коэффициента, нужно в соответствующий столбец «Автоматический приоритет задачи» поместить формулу (формула меняется от строки к строке): =SUMIF($Справочники.A19:A39;I8;$Справочники.C19:C39)*100/(D8*60+1) для ячейки Н8, где: $Справочники.A19:A39 — перечисление всех названий приоритетов из таблицы ответственности, I8 — конкретное выбранное для задачи название приоритета из таблицы ответственности, $Справочники.C19:C39 — перечисление всех автоматически-вычисленных приоритетов из таблицы ответственности, D8 — ячейка для конкретной задачи с запланированным на решение задачи временем;
- Выделить столбец с автоматически вычисляемым приоритетом на листе «Цели», после чего выбрать пункт меню «Формат» → «Условное форматирование». Поставить галочку напротив «Условие 1», выбрать для этого условия значение «Формула». Ввести значение: $Цели.C13=100, где C13 — первая ячейка столбца с приоритетами задачи, выбрать стиль ячейки – «Обычный»; далее поставить галочку напротив «Условие 2», выбрать для этого условия значение «Значение ячейки»; выбрать «больше чем», ввести число 99, в поле «Стиль ячейки» нажать на кнопку «Новый стиль» и сделать стиль с цветом фона красного цвета; последнее — поставить галочку напротив «Условие 3», выбрать для условия значение «Значение ячейки», выбрать «между», заполнить первое число 0,00001, а второе число 99, в поле «Стиль ячейки» нажать на кнопку «Новый стиль» и сделать стиль с цветом фона зеленого цвета.
Желаю удачи в грамотном планировании времени!
Вернуться на главную страницу повышения личной эффективности.
