В предыдущей статье, посвященной ведению архива задач (Личная эффективность: расширяем возможности архива задач) я добавил возможность ведения текущих дел. До этого по теме инструментов личной эффективности я писал об оценке задач по неделям. В этой статье я добавлю новый тип отчета — оценка больших задач по месяцам.

По предыдущим статьям вы помните, что удобнее всего планировать выполнение задач сверху вниз — разбивать большие задачи на мелкие, которые можно выполнить за несколько (до 10-12) часов.

При подведении итогов в конце недели можно оценивать свою личную эффективность по количеству и важности выполненных задач. Это очень важный процесс, позволяющий выявить свои слабые стороны. Предыдущие отчеты были посвящены оценке именно этого уровня. С помощью уже введенных отчетов можно найти определенные закономерности и осознать свои сильные и слабые стороны. Однако такой анализ не дает полной картины личной эффективности.

Оценка по месяцам дает более полную картину. Она помогает понять несколько важных вещей:

• насколько правильно разбиваются большие задачи на подзадачи;
• правильно ли оценивается количество времени на них;
• насколько сильно вы уходите от своей приоритетной линии развития;
• насколько сильно на вас воздействие внешних факторов и рутинных дел.

Напомню, что в конце каждого месяца вы подводите его итоги по аналогии с итогами недели. Оценку выполнения больших месячных задач можно делать как в конце месяца, так и по мере решения этих задач. И то и другое очень важно для повышения личной эффективности. Последний вариант предпочтительнее, потому что к концу месяца вы можете забыть некоторые особенности задач, выполненных в его начале.

Так же, как и с недельными задачами, вы заносите в архив:

• название задачи;
• общую оценку ее приоритета от 1 до 3 (1 — самая приоритетная, 3 — минимальный приоритет);
• процент выполнения задачи;
• запланированное в начале месяца время на решение этой задачи;
• реально потраченное на ее решение время;
• основная причина провала задачи (если задача не выполнена на 100 процетов). Это поле в файле привязано к справочнику причин неудач, расположенному на листе «Справочники». В это поле помимо самой причины можно добавить какое-то свое описание успеха или неуспеха, которое может быть не привязано к справочнику. Например, если какая-то задача выполнена со вдвое меньшими затратами времени из-за того, что вы нашли себе помощника для ее реализации, можно написать в этом поле «помощник». Позже я покажу отчеты, которые будут учитывать значения этой колонки, которые не входят в стандартный справочник неудач;
• категория задачи — значение тоже берется из справочника категорий задач.

По аналогии с оценкой недельных задач — чем больший временной промежуток будет охватывать ваш архив, тем больше информации о своих слабостях и преимуществах мы сможете узнать, чем сильно повысите личную эффективность.

В этой статье я опишу первый отчет по задачам месяца. По традиции, начну с самого простого варианта — оценки среднего процента выполнения задач.

На странице скачивания инструментов личной эффективности вы можете скачать версию файла с уже вставленным новым отчетом.

Если вы хотите вручную ввести его в свой файл, то ниже даю инструкции. Напоминаю, что файл электронной таблицы я веду в программе OpenOffice Calc (аналог Microsoft Excel). Теоритически этот файл будет правильно работать и в Microsoft Excel, но я не пробовал этого делать. В интернете можно найти программы для перевода макросов OpenOffice в формат Microsoft, то есть в принипе можно заставить работать этот файл где угодно.

Итак, инструкция по внесению отчета в документ:

1. переходите на вкладку отчеты;
2. находите место для строчки из трех ячеек;
3. в первую ячейку вносите название отчета: «средний процент закрытия задач по месяцу»;
4. во вторую ячейку вносите формулу отчета (это формула для подсчета среднего процента выполнения): =SUM($Месяц.D2:D10000)/COUNT($Месяц.D2:D10000) здесь: $Месяц.D2:D10000 — столбец процента выполнения задач на листе «Месяц»;
5. в третью ячейку вносите формулу подсчета общего количества задач: =COUNT($Месяц.D2:D10000)

В результате у отчета будет следующий вид:

Итак, этот отчет дает самое общее представление о количестве выполненных больших задач по месяцам с начала ведения архива задач. Начало положено!

Оценку выполнения задач по неделям можно назвать тактическим уровнем повышения личной эффективности. Оценка глобальных задач — это уже стратегический уровень повышения личной эффективности.

Самый высокий уровень будет, когда я начну публиковать отчеты, в которых производится учет и месячных и недельных задач. Такие отчеты будут самыми полезными, однако, чтобы оценить их эффект в процессе планирования времени, нужно развить до определенного уровня навыки личной эффективности. Для этого стоит научиться пользоваться и начать применять их на практике уже существующие отчеты.

Начало темы отчетов и архива задач в предыдущих статьях:

• Планирование времени: архив прошлых задач
• Навыки личной эффективности: отчет по задачам №1
• Навыки личной эффективности: отчет по задачам №2
• Навыки личной эффективности: отчет по задачам №3
• Навыки личной эффективности: 4й отчет
• Навыки личной эффективности: 5й отчет
• Навыки личной эффективности: отчет: определение процента выполнения задач по приоритетам
• Навыки личной эффективности: отчет «итоговая эффективность работы»
• Личная эффективность: расширяем возможности архива задач

Желаю двигаться дальше в управлении временем и повышении личной эффективности!

Вернуться на главную страницу сайта: повышение личной эффективности.

Похожие статьи:

• Навыки личной эффективности: поиск своего ритма
• Навыки личной эффективности: использование стека задач
• Навыки личной эффективности: отчет «итоговая эффективность работы»
• Планирование времени: отчет «количество и процент задач по имени»
• Личная эффективность: расширяем возможности архива задач